Hotline: 0944 655 229 - Email: sales@dangquangcorp.com
     

MENU

 
 

Top 5 Thiết Bị Tin Học Văn Phòng Không Thể Thiếu Cho Doanh Nghiệp Mới

Khi thành lập doanh nghiệp mới, ngoài việc xây dựng kế hoạch kinh doanh và tuyển dụng nhân sự, việc trang bị đầy đủ thiết bị tin học văn phòng là bước quan trọng để đảm bảo vận hành trơn tru, chuyên nghiệp và tiết kiệm chi phí về lâu dài.

Máy tính, máy in, thiết bị mạng, phần mềm quản lý… không chỉ giúp tối ưu quy trình làm việc mà còn tạo nên hình ảnh doanh nghiệp hiện đại, đáng tin cậy trong mắt khách hàng và đối tác.

Bài viết này sẽ tổng hợp Top 5 thiết bị tin học văn phòng không thể thiếu cho doanh nghiệp mới, kèm theo các tiêu chí lựa chọn và gợi ý thực tế để bạn dễ dàng chuẩn bị.

1. Máy Tính Văn Phòng - “Trái Tim” Của Mọi Hoạt Động

Vì sao máy tính là thiết bị quan trọng nhất?

Máy tính là công cụ làm việc chính của hầu hết nhân viên trong công ty. Từ kế toán, marketing, chăm sóc khách hàng cho đến quản lý đều cần máy tính để nhập liệu, xử lý thông tin, quản lý dữ liệu và kết nối với hệ thống chung.

Các loại máy tính phù hợp cho doanh nghiệp mới

  • Máy tính để bàn (Desktop):
    • Chi phí hợp lý
    • Dễ nâng cấp linh kiện (RAM, SSD…)
    • Phù hợp với văn phòng cố định
  • Laptop (máy tính xách tay):
    • Linh hoạt di chuyển, phù hợp nhân viên sale, quản lý
    • Tiết kiệm diện tích, giảm dây nối phức tạp

Doanh nghiệp nên lựa chọn cấu hình vừa đủ cho nhu cầu văn phòng:

  • CPU Intel i3 hoặc Ryzen 3 trở lên
  • RAM 8GB
  • Ổ SSD 256GB (ưu tiên tốc độ)
  • Màn hình Full HD giúp tăng hiệu suất làm việc

Gợi ý:

Để tiết kiệm ngân sách, bạn có thể chọn máy tính đồng bộ từ các thương hiệu uy tín như Dell, HP, Lenovo… hoặc thuê máy tính theo tháng nếu vốn đầu tư ban đầu hạn chế.

2. Máy In & Thiết Bị Scan - Hỗ Trợ Quy Trình Văn Phòng

Dù chuyển đổi số đang phát triển mạnh, nhưng máy in - scan vẫn là thiết bị không thể thiếu tại các văn phòng, đặc biệt là các công ty làm việc với hợp đồng, chứng từ và báo cáo giấy tờ.

Lý do nên có máy in - scan tại văn phòng

  • In hóa đơn, hợp đồng, chứng từ nhanh chóng, tiết kiệm thời gian ra tiệm in
  • Đảm bảo tính bảo mật của tài liệu quan trọng
  • Chủ động trong công việc hành chính - văn thư

Các loại máy in nên cân nhắc

  • Máy in laser đen trắng:
    • Giá thành in thấp, tốc độ nhanh
    • Phù hợp cho văn phòng có nhu cầu in lớn
  • Máy in phun màu:
    • Phục vụ nhu cầu in ấn marketing, báo cáo, hình ảnh màu
    • Chi phí in cao hơn nhưng chất lượng tốt

Một số thiết bị đa năng 3 trong 1 (In – Scan – Copy) giúp tiết kiệm diện tích và chi phí đầu tư ban đầu.

Mẹo tiết kiệm

  • Nên chọn máy in có hộp mực lớn, dễ nạp lại để giảm chi phí sử dụng lâu dài.
  • Đăng ký dịch vụ nạp mực – bảo trì định kỳ giúp máy hoạt động ổn định, tránh hư hỏng bất ngờ.

3. Thiết Bị Mạng & Hệ Thống Internet Ổn Định

Không có Internet, mọi hoạt động văn phòng gần như “tê liệt”. Vì vậy, thiết bị mạng ổn định là nền tảng quan trọng để vận hành doanh nghiệp hiện đại.

Các thiết bị mạng cần có

  • Modem & Router: Kết nối Internet ổn định, hỗ trợ nhiều người dùng.
  • Bộ phát Wi-Fi Mesh: Mở rộng sóng Wi-Fi cho toàn bộ văn phòng, tránh “điểm chết mạng”.
  • Thiết bị bảo mật mạng (Firewall): Bảo vệ dữ liệu nội bộ, tránh hacker và rò rỉ thông tin.

Gợi ý lựa chọn

  • Router có băng tần kép (2.4GHz + 5GHz) để đảm bảo tốc độ.
  • Hỗ trợ tối thiểu 50 thiết bị kết nối đồng thời nếu quy mô văn phòng 10–20 người.
  • Ưu tiên thiết bị từ TP-Link, Asus, Cisco, UniFi… vì độ ổn định cao.

Đừng quên đầu tư đường truyền Internet doanh nghiệp, vì gói dân dụng thường không đáp ứng được nhu cầu ổn định khi nhiều người truy cập cùng lúc.

4. Thiết Bị Lưu Trữ & Sao Lưu Dữ Liệu

Dữ liệu là “tài sản quý giá” của doanh nghiệp. Mất dữ liệu = mất khách hàng, mất thông tin kinh doanh, thậm chí mất uy tín. Vì vậy, thiết bị lưu trữ và sao lưu đóng vai trò rất quan trọng.

Các phương án lưu trữ nên có

  • Ổ cứng gắn ngoài (External HDD/SSD): Sao lưu thủ công, dễ mang đi.
  • NAS (Network Attached Storage): Thiết bị lưu trữ mạng chuyên dụng, phù hợp doanh nghiệp có nhiều máy tính.
  • Cloud Storage (Google Drive, OneDrive, Dropbox…): Linh hoạt, có thể truy cập từ mọi nơi.

Tốt nhất là kết hợp NAS + Cloud, vừa đảm bảo tốc độ truy cập nội bộ, vừa có bản sao dự phòng trên đám mây.

Lợi ích khi có hệ thống sao lưu tốt

  • Tránh rủi ro mất dữ liệu do virus, lỗi hệ thống, hoặc thao tác sai
  • Tăng tính bảo mật nhờ phân quyền truy cập
  • Thuận tiện khi làm việc từ xa hoặc chia sẻ nội bộ

5. Phần Mềm Văn Phòng & Bảo Mật

Ngoài phần cứng, doanh nghiệp mới cũng cần chuẩn bị đầy đủ phần mềm bản quyền để tránh rủi ro pháp lý và tăng hiệu quả công việc.

Các phần mềm cơ bản nên có

  • Bộ Office (Word, Excel, PowerPoint)
  • Phần mềm diệt virus & bảo mật dữ liệu
  • Email doanh nghiệp (Google Workspace / Microsoft 365)
  • Phần mềm kế toán, quản lý bán hàng, CRM… tùy lĩnh vực hoạt động

Sử dụng phần mềm bản quyền không chỉ an toàn hơn mà còn thể hiện tính chuyên nghiệp của doanh nghiệp.

Kết luận – Đầu tư đúng từ đầu để vận hành hiệu quả

Trang bị đầy đủ thiết bị tin học văn phòng ngay từ khi bắt đầu giúp doanh nghiệp:

  • Tiết kiệm thời gian & chi phí vận hành
  • Tăng hiệu suất làm việc của nhân viên
  • Nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt khách hàng
  • Hạn chế rủi ro kỹ thuật về sau

Nếu bạn đang chuẩn bị mở công ty hoặc chuyển sang văn phòng mới, hãy lập danh sách mua sắm & đầu tư hợp lý cho 5 hạng mục thiết bị quan trọng sau:

  1. Máy tính văn phòng
  2. Máy in & scan
  3. Thiết bị mạng & Internet
  4. Thiết bị lưu trữ dữ liệu
  5. Phần mềm bản quyền & bảo mật

Công ty Đặng Quang - Cung Cấp Thiết Bị Tin Học Văn Phòng uy tín, chính hãng tại TPHCM

Công ty Đặng Quang là một đơn vị với gần 10 năm hoạt động trong lĩnh vực cung cấp và cho thuê máy photocopy và các loại thiết bị in ấn, photocopy cho các công ty/doanh nghiệp các đơn vị lớn nhỏ khác nhau. Đồng thời, nên lựa chọn thuê máy photocopy tại Công ty Đặng Quang vì một số lý do sau:

  • Máy cho thuê máy photocopy là đời máy mới nhất, có đầy đủ tất cả những chức năng khác nhau.
  • Xuất xứ rõ ràng, đến từ các thương hiệu uy tín.
  • Tuổi thọ máy cao, chất lượng bền bỉ.
  • Tốc độ máy chạy ổn định không ngắt quãng.
  • Công ty Đặng Quang có đa dạng những dòng máy khác nhau, phù hợp với nhu cầu người sử dụng.
  • Hướng dẫn chi tiết cách sử dụng máy, cung cấp những linh kiện, mực cần thiết để vận hành máy.

Nếu bạn đang chuẩn bị mở công ty hoặc chuyển sang văn phòng mới, hãy lập danh sách mua sắm & đầu tư hợp lý. Liên hệ ngay với Đặng Quang để được tư vấn chi tiết hơn.

 

CTY TNHH TMDV ĐẶNG QUANG

Văn Phòng: 613/8 Đường 3/2, Phường 8, Quận 10, TP HCM

Chi Nhánh: 68 Trung Mỹ Tây, P Trung Mỹ Tây, Q12, TP HCM

Điện thoại: (028)3832.79.09 | 0944.655.229

Email: sales@dangquangcorp.com

Website: dangquangcorp.com

Bài viết cùng danh mục