Đừng Để Máy In, Máy Photo ‘Ngủ Đông’ Quá Lâu – Vì Sao Cần Bảo Trì Định Kỳ?

Sau mỗi kỳ nghỉ dài như Tết Nguyên Đán, lễ lớn hay giai đoạn cuối năm, không ít doanh nghiệp gặp phải tình trạng:

• Máy in in không ra mực, lem nhem bản in.
• Máy photocopy báo lỗi, kẹt giấy liên tục.
• Thiết bị khởi động chậm, kêu lạ, hao điện hoặc không nhận lệnh in.

Nhiều người cho rằng chỉ cần “khởi động lại vài lần là ổn”, nhưng thực tế, đó là dấu hiệu cảnh báo thiết bị đã xuống cấp sau thời gian dài không hoạt động.
Theo thống kê nội bộ của Công Ty Đặng Quang, có đến 72% thiết bị hỏng nặng là do thiếu bảo trì định kỳ, chứ không phải do sử dụng quá tải.

Vậy vì sao việc bảo trì máy in, máy photocopy định kỳ lại quan trọng đến vậy, và bao lâu nên bảo dưỡng một lần?
Hãy cùng Đặng Quang - đơn vị chuyên cung cấp, cho thuê và bảo trì máy văn phòng - giải đáp chi tiết qua bài viết này.

1. “Ngủ đông” - kẻ thù thầm lặng của thiết bị văn phòng

Máy in, máy photocopy được thiết kế để vận hành đều đặn mỗi ngày. Khi bị “bỏ quên” trong thời gian dài (như nghỉ Tết 1-2 tuần, hoặc ít sử dụng trong mùa thấp điểm), các linh kiện bên trong bắt đầu xuống cấp tự nhiên.

Một số hiện tượng thường gặp:

• Mực in bị khô, đóng cục, gây nghẹt đầu phun hoặc lem mực.
• Trống (drum) và gạt mực bị bám bụi, dẫn đến bản in mờ, sọc hoặc nhòe.
• Bánh răng, trục cuốn giấy bị cứng, gây kẹt giấy liên tục.
• Bộ phận sấy (fuser) bị bẩn, làm giấy không bám mực hoặc cháy cạnh.
• Môi trường ẩm, bụi hoặc nhiệt độ thay đổi khiến bảng mạch, cảm biến dễ hỏng.

Nói cách khác, việc để máy “ngủ đông” quá lâu mà không bảo dưỡng chẳng khác nào để xe máy nằm yên cả tháng rồi khởi động - hậu quả là hao xăng, hư bugi và dễ chết máy.​

2. Bảo trì định kỳ - Cách đơn giản nhất để phòng hư hỏng và tiết kiệm chi phí

Thay vì chờ đến khi máy hư mới gọi kỹ thuật sửa chữa (vừa tốn kém, vừa gián đoạn công việc), bảo trì định kỳ giúp bạn:

1. Kéo dài tuổi thọ thiết bị

Máy in, máy photocopy nếu được vệ sinh - tra dầu - thay linh kiện đúng thời điểm, có thể sử dụng ổn định 5-7 năm thay vì chỉ 2-3 năm như nhiều nơi khác. Việc này tương tự như bảo dưỡng ô tô định kỳ - giúp thiết bị vận hành trơn tru, giảm hao mòn.

2. Phát hiện sớm lỗi tiềm ẩn

Kỹ thuật viên chuyên nghiệp sẽ kiểm tra toàn bộ hệ thống, từ cơ, điện đến phần mềm. Nhờ đó, các lỗi nhỏ (như trục sấy yếu, bánh răng mòn, sensor bụi bẩn) được phát hiện và xử lý trước khi chúng trở thành hư hỏng lớn.

3. Đảm bảo chất lượng bản in

Máy hoạt động ổn định giúp bản in sắc nét, đúng màu, không lem, tạo hình ảnh chuyên nghiệp cho doanh nghiệp. Đặc biệt, với đơn vị in tài liệu thường xuyên như phòng kế toán, văn phòng hành chính, cơ quan nhà nước, chất lượng bản in phản ánh sự chỉn chu và uy tín.

4. Tiết kiệm điện năng và vật tư

Máy được bảo trì định kỳ tiêu thụ ít điện hơn, ít hao mực hơn, nhờ các bộ phận vận hành nhẹ nhàng và chính xác hơn. Đây là giải pháp tiết kiệm kép - vừa giảm chi phí vận hành, vừa tránh gián đoạn công việc.

5. Tránh gián đoạn mùa cao điểm

Sau kỳ nghỉ dài hoặc đầu quý, khối lượng in ấn - photo thường tăng đột biến. Việc máy hư đột ngột trong lúc cần gấp gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến tiến độ công việc, hợp đồng và uy tín. Một lần bảo trì trước mùa cao điểm sẽ giúp bạn an tâm làm việc liên tục, không lo “đứng máy” giữa chừng.

3. Bao lâu nên bảo trì máy in, máy photocopy một lần?

Tùy theo tần suất sử dụng, Công Ty Đặng Quang khuyến nghị chu kỳ bảo trì như sau:

 

 

Ngoài ra, nên bảo trì đột xuất trong các trường hợp:

• Sau nghỉ Tết, lễ dài ngày
• Khi máy báo lỗi bất thường hoặc bản in giảm chất lượng
• Trước mùa báo cáo - quyết toán - in tài liệu nhiều

4. Quy trình bảo trì tiêu chuẩn tại Công Ty Đặng Quang

Khác với việc “vệ sinh sơ bộ” của nhiều đơn vị, Đặng Quang áp dụng quy trình bảo trì kỹ thuật chuyên sâu 7 bước theo chuẩn hãng:

1. Khảo sát & chẩn đoán lỗi sơ bộ: Kiểm tra tổng thể tình trạng máy, ghi nhận số bản in, thống kê lỗi hiện tại.
2. Vệ sinh bụi trong & ngoài: Làm sạch toàn bộ bụi bẩn, mực thừa, giấy vụn bên trong máy.
3. Vệ sinh trống, gạt, hộp mực: Dùng dung dịch chuyên dụng để làm sạch mà không gây trầy xước linh kiện.
4. Kiểm tra và bôi trơn cơ cấu chuyển động: Tra dầu, bôi mỡ silicon vào các trục quay, bánh răng, khớp nối.
5. Kiểm tra bộ phận sấy và sensor: Đảm bảo nhiệt độ ổn định, giấy không cháy cạnh hay bị kẹt.
6. Cân chỉnh chất lượng bản in & test vận hành: Kiểm tra độ đậm nhạt, căn lề, tốc độ in - photo.
7. Bàn giao & hướng dẫn khách hàng sử dụng đúng cách: Kỹ thuật viên cung cấp hướng dẫn sử dụng, nhắc lịch bảo trì tiếp theo.

Mỗi quy trình đều có phiếu kiểm tra & chữ ký xác nhận, giúp khách hàng dễ dàng theo dõi tình trạng thiết bị sau mỗi lần bảo trì.

5. Dấu hiệu cho thấy máy của bạn cần bảo trì ngay

Nếu thiết bị xuất hiện một trong các dấu hiệu sau, đừng chờ đến khi máy ngừng hoạt động:

• Bản in bị mờ, sọc đen, đốm trắng hoặc nhòe mực.
• Máy phát ra tiếng kêu lạ khi khởi động hoặc in liên tục.
• Tốc độ in chậm hơn bình thường, thường xuyên kẹt giấy.
• Đèn báo lỗi sáng hoặc xuất hiện mã lỗi lạ trên màn hình.
• Mực hao nhanh bất thường hoặc không đều màu giữa các trang.

Việc xử lý sớm giúp giảm chi phí sửa chữa đến 50% so với khi máy hư nặng, đồng thời tránh ảnh hưởng đến tiến độ công việc.

6. Vì sao nên chọn Đặng Quang bảo trì máy in - máy photocopy?

Khi chọn dịch vụ bảo trì định kỳ của Công Ty Đặng Quang, bạn được cam kết:

• Kỹ thuật viên chuyên nghiệp, kinh nghiệm thực tế: Đội ngũ được đào tạo bài bản, am hiểu cấu trúc từng dòng máy của Canon, Ricoh, Toshiba, Xerox, HP, Brother,…
• Dụng cụ & vật tư chính hãng: Sử dụng dầu mỡ bôi trơn, linh kiện, gạt mực, trống - tất cả đều đạt chuẩn hãng, đảm bảo độ bền cao.
• Quy trình bảo trì chuyên nghiệp, có phiếu kiểm tra rõ ràng.
• Hỗ trợ tận nơi - nhanh chóng - đúng lịch hẹn.
• Chính sách ưu đãi cho khách hàng thuê máy photocopy, in ấn dài hạn.

“Bảo trì định kỳ là đầu tư nhỏ để tiết kiệm lớn. Một chiếc máy in được chăm sóc tốt có thể hoạt động ổn định hàng nghìn bản in mà không cần thay linh kiện.”

7. Đừng chờ đến khi máy ‘kêu cứu’ mới gọi kỹ thuật!

Sau mỗi kỳ nghỉ dài, hãy dành một buổi để bảo trì tổng thể hệ thống thiết bị văn phòng. Việc này không chỉ giúp bạn tránh rủi ro hư hỏng bất ngờ, mà còn giữ hiệu suất ổn định suốt mùa cao điểm.

Công Ty Đặng Quang sẵn sàng hỗ trợ bảo trì tận nơi - nhanh chóng - tiết kiệm cho mọi doanh nghiệp tại TP.HCM và khu vực lân cận. Liên hệ ngay để được khảo sát miễn phí và lên lịch bảo trì định kỳ phù hợp nhất cho văn phòng của bạn.

 

CTY TNHH TMDV ĐẶNG QUANG

Văn Phòng: 613/8 Đường 3/2, Phường 8, Quận 10, TP HCM

Chi Nhánh: 68 Trung Mỹ Tây, P Trung Mỹ Tây, Q12, TP HCM

Điện thoại: (028)3832.79.09 | 0944.655.229

Email: sales@dangquangcorp.com

Website: dangquangcorp.com