5 điều cần biết trước khi mua máy photocopy

Máy photocopy không phải là một máy móc xa lạ đối với chúng ta nhưng việc mua máy tưởng chừng đơn giản nhưng không hề giản đơn như bạn tưởng. Trước khi mua máy photocopy, bạn nên biết những thông tin cơ bản sau để có được máy photocopy tốt nhất.

 

1. Thương hiệu nào uy tín

      Các thương hiệu máy photocopy phổ biến trên thị trường có Ricoh, Xeroh, Sharp, Toshiba, Canon…Trong đó, Ricoh và Toshiba là thương hiệu được người tiêu dùng ưa chuộng hơn cả.

2. Nhu cầu sử dụng hàng tháng

      Bạn cần xác định rõ nhu cầu sử dụng hàng tháng (số bản in) của doanh nghiệp mình, để từ đó xác định tốc độ bản in và công suất máy photocopy cho phù hợp:

Nhu cầu sử dụng	Tốc độ (bản in/phút)	Công suất (bản in/tháng)
Photocopy ít	16 –> dưới 25	< 10.000
Photocopy trung bình	25 –> dưới 40	10.000 –  20.000
Photocopy nhiều	40 –> dưới 50	20.000 – 40.000
Photocopy rất nhiều	50 bản/phút trở lên	Trên 40.000

 

3. các loại máy photocopy

      Các loại máy phổ biến trên thị trường gồm có:

• Máy photocopy laser trắng đen

      Đây là loại máy phổ biến nhất trên thị trường, với khổ giấy lớn nhất là A3. Nếu bạn chỉ có nhu cầu photocopy A3, A4 thì đây là lựa chọn hoàn hảo cho bạn. Bạn sẽ thấy đã tiết kiệm một khoảng đầu tư không nhỏ thay vì mua máy in khổ A3. Loại máy này thường kèm theo chức năng in màu và scan màu.

• Máy Photocopy siêu tốc

      Tốc độ sao chụp cao, có thể lên đến 120 bản in/phút, cực thích hơp để photocopy đề thì và các loại biểu mẫu, phù hợp với các cửa hàng dịch vụ, các trường đại học, cao đẳng, v.v...

• Máy Photocopy khổ A0

      Loại máy này được dùng để photocopy khổ giấy lớn như bản vẽ trong xây dựng, hoặc bandroll, áp phích, v.v...

• Máy Photocopy Màu 

      Chi phí đầu tư rẻ, bản chụp sắc nét, tốc độ cao. Bạn sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức khi sử dụng máy photocopy màu thay vì máy in màu. Nhược điểm của nó là chi phí vật tư thay thế khá đắt, và phải xin giấy phép trước khi sử dụng.

4. Các chức năng kèm theo

      Các loại máy photocopy hiện tại đều tích hợp các chức năng kèm theo như in màu, scan, fax…Các chức năng này có sẵn trong máy hoặc phải chọn riêng. Một số chức năng được tích hợp vào máy ngay từ đầu, một số loại thì không. Một số máy được gắn thêm với giá rất rẻ, nhưng một số máy bạn phải bỏ chi phí khá lớn để sở hữu thêm các tính năng. Do đó, xác định rõ các tính năng cần thiết cho doanh nghiệp của mình và lựa chọn dòng máy phù hợp là giải pháp tiết kiệm chi phí tối ưu.

5. Một số tính năng của máy photocopy phổ biến

• Bộ đảo 2 mặt bản sao (duplex): Cho ra bản sao hoặc bản in 2 mặt.
• Bộ nạp bản gốc (ADF): Máy sẽ tự động nạp bộ tài liệu của bạn vào máy và cho ra nhiều bộ bản sao chỉ bằng 1 nút nhấn.
• Bộ nạp và đảo bản gốc (ARDF): Máy sẽ tự động nạp 2 mặt bộ tài liệu của bạn vào máy và cho ra nhiều bộ bản sao chỉ bằng 1 nút nhấn. Bộ này thường mua khi đã có bộ đảo 2 mặt bản sao.
• Chức năng in (Printer): Nên mua nếu có nhu cầu in nhiều hoặc in khổ A3, vì chi phí mực photocopy rẻ hơn rất nhiều so với mực in, và máy in khổ A3 cũng đắt không kém gì máy photocopy.
• Chức năng scan: Chỉ nên chọn nếu có nhu cầu scan số lượng lớn tài liệu để lưu trữ vào máy tính. Máy photocopy thường chỉ scan trắng đen, chỉ có 1 số ít là scan màu.
• Chức năng kết nối mạng: Nếu sử dụng cho nhiều người thì nên chọn loại máy có chức năng in và scan mạng.
• Chức năng Fax: Fax bộ tài liệu với tốc độ nhanh chóng.