Trong môi trường làm việc hiện đại, máy in văn phòng là thiết bị không thể thiếu, đặc biệt với các doanh nghiệp thường xuyên xử lý hợp đồng, chứng từ và hóa đơn. Tuy nhiên, vì sử dụng thường xuyên mà máy in rất dễ gặp phải những sự cố kỹ thuật nếu không được bảo trì định kỳ.
Nhiều người có thói quen “đợi máy hỏng mới sửa”, dẫn đến chi phí phát sinh cao, gián đoạn công việc và thậm chí phải thay mới toàn bộ thiết bị. Thực tế, máy in luôn có những dấu hiệu cảnh báo sớm nếu bạn chú ý.
Bài viết này sẽ giúp bạn nhận biết 5 dấu hiệu phổ biến cho thấy máy in đang “kêu cứu” và cần được bảo trì ngay, giúp bạn tiết kiệm thời gian – chi phí và kéo dài tuổi thọ thiết bị.
Dấu hiệu 1: Bản In Bị Mờ, Lem, Sọc Hoặc Không Đều Màu
Hiện tượng thường gặp
- Bản in có những sọc ngang hoặc dọc chạy dài trên giấy
- Màu sắc không đều, có vùng đậm – vùng nhạt
- Toàn bộ trang in bị mờ dù mực vẫn còn
- Bị lem mực hoặc chấm đen trên bản in
Nguyên nhân có thể
- Trống mực (drum) bị mòn, dính bụi hoặc lỗi cơ học
- Ống mực bị khô, tắc đầu phun (đối với máy in phun)
- Gạt mực, trục cao su hoặc bộ sấy hoạt động kém
- Hộp mực bị nạp sai cách hoặc sắp hết mực
Cách xử lý & khi cần bảo trì
- Vệ sinh trống mực, cụm sấy, và thay thế linh kiện nếu cần
- Đối với máy in phun, nên chạy chức năng “clean print head” định kỳ
- Nếu tình trạng kéo dài dù đã thay mực → cần gọi kỹ thuật để kiểm tra bên trong máy
Đừng chủ quan! Nếu cứ in tiếp với tình trạng này, máy dễ bị mòn trống, gây hư hỏng nặng và chi phí sửa chữa tăng cao.
Dấu hiệu 2: Máy In Thường Xuyên Kẹt Giấy Hoặc Kéo Giấy Sai
Biểu hiện rõ ràng
- Máy liên tục báo lỗi kẹt giấy dù bên trong không có gì
- Giấy bị kéo lệch, nhàu hoặc gấp nếp khi in
- Phải mở nắp máy liên tục để lấy giấy ra
- Máy in phát tiếng kêu “khục khặc” khi kéo giấy
Nguyên nhân thường gặp
- Con lăn kéo giấy (pickup roller) bị mòn, trơn
- Có bụi giấy, ghim kẹp hoặc vật lạ trong đường dẫn giấy
- Giấy sử dụng không đúng tiêu chuẩn, quá mỏng hoặc quá dày
- Bộ cảm biến bên trong bị lỗi hoặc dính bụi
Cách xử lý & bảo trì
- Vệ sinh định kỳ đường dẫn giấy và con lăn
- Thay thế roller nếu đã mòn
- Sử dụng giấy đúng định lượng (thường 70–80gsm)
- Nhờ kỹ thuật kiểm tra cảm biến & hệ thống cơ kéo giấy
Nếu để lâu, tình trạng kẹt giấy liên tục sẽ làm hỏng bánh răng bên trong, gây chi phí sửa chữa cao hơn nhiều so với bảo trì định kỳ.
Dấu hiệu 3: Tốc Độ In Chậm Bất Thường, Máy Phát Tiếng Kêu Lạ
Triệu chứng dễ nhận thấy
- Thời gian in một trang tăng gấp đôi hoặc gấp ba
- Máy có tiếng rít, lạch cạch, hoặc rung mạnh khi hoạt động
- Có lúc máy “đơ” giữa chừng dù không có lỗi phần mềm
Nguyên nhân phổ biến
- Cụm bánh răng bị khô dầu, mòn hoặc kẹt
- Bộ nhớ máy đầy hoặc driver bị lỗi
- Cụm sấy nóng yếu, không đạt nhiệt độ chuẩn
- Có bụi bẩn tích tụ bên trong lâu ngày
Giải pháp
- Vệ sinh bên trong máy, tra dầu định kỳ cho bánh răng
- Cập nhật lại driver hoặc reset máy in
- Gọi kỹ thuật kiểm tra cụm sấy và mainboard nếu tiếng kêu lạ kéo dài
Đây là dấu hiệu thường bị ngó lơ nhất, nhưng lại tiềm ẩn nguy cơ hỏng nặng nếu không xử lý sớm.
Dấu hiệu 4: Thông Báo Lỗi Liên Tục, Khó Xác Định Nguyên Nhân
Một số lỗi phổ biến
- “Paper Jam” (kẹt giấy) nhưng không tìm thấy giấy bên trong
- “Toner Low” dù vừa nạp mực
- “Service Required” hoặc “Error Code xxx” lặp đi lặp lại
- Không nhận lệnh in, treo máy giữa chừng
Nguyên nhân có thể
- Cảm biến bụi bẩn hoặc hỏng
- Chip mực bị lỗi, hộp mực không tương thích
- Bo mạch điều khiển bên trong gặp sự cố
- Driver máy in xung đột với hệ điều hành
Khi nào cần bảo trì?
- Khi các lỗi xuất hiện liên tục và không thể khắc phục bằng cách cơ bản
- Khi mã lỗi không rõ ràng → nên nhờ kỹ thuật viên chuyên nghiệp kiểm tra
- Tránh “tháo máy bừa” vì có thể làm gãy các bộ phận quan trọng
Những lỗi phần mềm hoặc cảm biến thường không thể sửa bằng thao tác đơn giản, cần chuyên môn kỹ thuật để tránh làm máy hư nặng hơn.
Dấu hiệu 5: Máy In Nóng Bất Thường Hoặc Có Mùi Lạ Khi Hoạt Động
Biểu hiện
- Khi in nhiều trang liên tục, máy tỏa nhiệt mạnh ra ngoài
- Có mùi khét nhẹ như nhựa hoặc mực cháy
- Thân máy nóng hơn bình thường dù in ít
- Máy tắt đột ngột khi đang in
Nguyên nhân
- Bộ sấy (fuser unit) hoạt động quá công suất hoặc bị lỗi
- Quạt tản nhiệt bên trong bị bụi bẩn, quay yếu
- Linh kiện điện tử bên trong bị chập, gây quá nhiệt
- Không vệ sinh định kỳ khiến bụi tích tụ gây nghẽn tản nhiệt
Hướng xử lý
- Ngừng sử dụng máy ngay khi phát hiện mùi lạ hoặc nhiệt cao
- Gọi kỹ thuật kiểm tra bộ sấy và nguồn điện
- Định kỳ vệ sinh lỗ thoát khí, quạt và các khe tản nhiệt
Đây là dấu hiệu nghiêm trọng, vì nếu tiếp tục sử dụng có thể dẫn đến cháy linh kiện hoặc chập điện, gây mất an toàn cho cả văn phòng.
Lợi Ích Khi Bảo Trì Máy In Định Kỳ
Việc nhận biết sớm các dấu hiệu bất thường và bảo trì đúng lúc mang lại nhiều lợi ích thiết thực:
- Tiết kiệm chi phí – sửa nhỏ rẻ hơn sửa lớn
- Tăng tốc độ & chất lượng in – tránh kẹt giấy, lem mực
- Kéo dài tuổi thọ thiết bị – giảm rủi ro hư hỏng nặng
- Hạn chế downtime – không làm gián đoạn công việc
- Đảm bảo an toàn – tránh cháy nổ hoặc rò điện từ máy in
Vì vậy, đừng đợi máy “chết” mới sửa - hãy chủ động đăng ký gói bảo trì định kỳ để máy in luôn hoạt động ổn định và bền bỉ.
.png)
Công ty Đặng Quang - Cho thuê máy photocopy giá rẻ, uy tín, chính hãng tại TPHCM
Công ty Đặng Quang là một đơn vị với gần 10 năm hoạt động trong lĩnh vực cung cấp và cho thuê máy photocopy và các loại thiết bị in ấn, photocopy cho các công ty/doanh nghiệp các đơn vị lớn nhỏ khác nhau. Đồng thời, nên lựa chọn thuê máy photocopy tại Công ty Đặng Quang vì một số lý do sau:
- Máy cho thuê máy photocopy là đời máy mới nhất, có đầy đủ tất cả những chức năng khác nhau.
- Xuất xứ rõ ràng, đến từ các thương hiệu uy tín.
- Tuổi thọ máy cao, chất lượng bền bỉ.
- Tốc độ máy chạy ổn định không ngắt quãng.
- Công ty Đặng Quang có đa dạng những dòng máy khác nhau, phù hợp với nhu cầu người sử dụng.
- Hướng dẫn chi tiết cách sử dụng máy, cung cấp những linh kiện, mực cần thiết để vận hành máy.
Đối với các doanh nghiệp nhỏ, bài toán cân bằng giữa chi phí và hiệu quả luôn là thách thức lớn. Thay vì đầu tư hàng chục triệu đồng để mua máy photocopy, dịch vụ cho thuê máy photocopy mang đến giải pháp toàn diện: tiết kiệm – tiện lợi – hiệu quả.
Máy in là trợ thủ đắc lực trong công việc văn phòng, nhưng cũng là thiết bị dễ “bệnh” nếu không được chăm sóc đúng cách. Việc nhận biết sớm 5 dấu hiệu cảnh báo máy in cần bảo trì sẽ giúp bạn:
- Phát hiện kịp thời lỗi nhỏ
- Tránh được chi phí sửa chữa lớn
- Duy trì năng suất làm việc ổn định cho doanh nghiệp
Nếu bạn đang gặp 1 trong 5 dấu hiệu trên, đừng chần chừ - hãy liên hệ ngay với Đặng Quang để được được kiểm tra & xử lý kịp thời.
CTY TNHH TMDV ĐẶNG QUANG
Văn Phòng: 613/8 Đường 3/2, Phường 8, Quận 10, TP HCM
Chi Nhánh: 68 Trung Mỹ Tây, P Trung Mỹ Tây, Q12, TP HCM
Điện thoại: (028)3832.79.09 | 0944.655.229
Email: sales@dangquangcorp.com
Website: dangquangcorp.com
